Любой добросовестный руководитель старается сделать работу своей компании наиболее продуктивной, снизив при этом затраты и ускорив процесс выполнения сотрудниками различных задач. О том, каким образом сегодня оптимизируются информационные системы офисов, нам рассказал генеральный директор компании «Безопасные информационные технологии» Юрий Котов.

— Юрий Николаевич, в чем вообще заключается оптимизация информационных систем?
— В первую очередь стоит отметить, что оптимизация информационных систем офиса может быть основана на трех различных принципов. Первый из них – это принцип быстродействия, при котором на первый план выходит не качество оборудования, а именно скорость его действия. Такой принцип используется, когда в компании важно обеспечить быструю работу. Второй принцип – это принцип надежности. Его используют, когда успешность и результат работы зависит от того, насколько запущенные процессы будут бесперебойными. Самый распространенный способ следовать в офисе этому принципу – установка двух-трех параллельных сервера, которые будут заменять друг друга в случае неполадки одного из них. Третий принцип — самый важный и востребованный. Это принцип экономии. При этом сэкономить на информатизации офиса – это не значит просто приобрести дешевую технику. Экономия заключается так же и в снижении стоимости программного обеспечения, различных постоянных издержек. К тому же, нельзя сбрасывать со счетов тот факт, что низкая стоимость не всегда является синонимов высокого качества. Поэтому при воплощении в офисную жизнь принципа экономии специалисты должны следить и за качеством внедряемого оборудования и обеспечения, чтобы спустя год не пришлось заново оптимизировать работу офиса.

— Какую цель преследует подобного рода оптимизация?
— Оптимизация информационных систем офиса необходима сразу по нескольких объективным причинам. Благодаря оптимизации можно значительно снизить расходы и издержки в работе офиса. Более того, данный процесс приведет к повышению скорости работы, а в дальнейшем – и к повышению качества работы офиса. К тому же, по подсчетам специалистов, каждые полтора года удваивается вычислительная мощность техники. А потому важно идти в ногу со временем и успевать внедрять в жизнь офиса новые технологии. К тому же, оптимизация спасет от такой серьезной проблемы, как потеря информации, которая, к сожалению, нередко имеет место в работе современных офисов.

— И как лучшим образом оптимизировать информационные системы, чтобы получить максимум пользы для офиса?
— Оптимизация информационных систем – процесс долгий и довольно трудоемкий. Однако сегодня немногие компании могут похвастаться высоким уровнем своих IT-специалистов, которые могли бы провести оптимизацию в лучшем виде. Гораздо проще, выгоднее и целесообразнее не держать в штате сотрудников для достижения этой цели, а привлекать при необходимости аутсорсинговые компании. В таких компаниях, как правило, работают высококвалифицированные сотрудники, которые благодаря своим компетенциям смогут в определенный срок провести оптимизацию информационных систем, не отвлекаясь при этом на посторонние задачи, которые нередко приходится решать штатным IT-специалистам.

— Можете разложить этот процесс «по полочкам»?
— Первым шагом на пути к информационной оптимизации офиса станет обращение к аутсорсинговой компании, после чего начнется работа специалистов в данной отрасли. В первую очередь они займутся анализом существующей IT-системы в офисе. Нередко проблемы обнаруживаются уже на этом этапе: в девяти из десяти современных компаний нет разработанных бизнес-стандартов для информационных технологий, что делает работу офиса более затратной и медленной. После того, как проблемы намечены, специалисты предлагают понимание того, как в идеале должны быть построены IT-процессы в компании. Для этого руководителю компании-заказчика рисуется специальный график, на котором красным цветом отмечаются те цели, которые требуют безотлагательного решения, желтым – имеющие высокий приоритет и зеленым – служащие для дополнительных бонусов в работе компании. Ознакомившись с этим графиком, руководитель компании выбирает нужные направления, после чего и начинается непосредственное приведение IT-инфраструктуры офиса отраслевым стандартам. И последним, но менее значимым этапом информационной оптимизации является поддержание достигнутых результатов. Если, к примеру, спустя полгода-год руководитель компании решит, что пора выходить на новый уровень и решить те задачи, которые не были решены изначально, аутсорсинговая компания в очередной раз приходит «на помощь».

— Реально ли снизить затраты компании при помощи оптимизации?
— Да. Во-первых, сотрудники аутсорсинговой компании должны провести ревизию аппаратного и программного обеспечения. Большинство проблем с офисными компьютерами совсем несложно решить, когда за дело берутся профессионалы. Нередко бывает достаточно просто прочистить вентиляторы или заменить блоки, которые устарели, чтобы компьютеры начали работать гораздо быстрее и перестали «зависать». Нелишним для этого бывает и исправление конфигураций и настроек программного обеспечения. Во-вторых, специалисты готовы провести оптимизацию программного обеспечения и обеспечить сетевое взаимодействие. В подавляющем большинстве офисов оптимизация программного обеспечения должна проводиться систематически. В условиях, когда любой пользователь может установить себе любое приложение из Интернета, компьютеры просто не выдерживают нагрузки «лишних» программ и начинает работать в несколько раз медленнее, чем может. Чтобы решить эту проблему, специалисты прибегают к оптимизации ПО.
В-третьих, логичным решением является и оптимизация на уровне бизнес-процессов. Оно используется в том случае, когда все остальные варианты оптимизации уже внедрены. Самым популярным видом такой оптимизации является введение в компании IP-телефонии. На это решаются многие успешные компании, при растущих оборотах которых емкости привычных АТС для сотрудников уже не хватает. Для того, чтобы начать пользоваться IP-телефонии, нужны только компьютер и звуковая карта. Сама же программа устанавливается на сервер. И кроме таких очевидных преимуществ, как повышение качества связи, уменьшение времени на набор номера, компания получает реальную возможность экономии. Покупка гарнитуры сотрудникам гораздо менее затратна, чем покупка АТС и пусть даже самых дешевых телефонов для офисных сотрудников. Таким образом, внедрение IP-телефонии является экономически выгодным решением, при котором пользователи могут сами выбирать несколько провайдеров одновременно в зависимости от предполагаемой стоимости звонков и продолжительности разговора. В-четвертых, для полноценной оптимизации советуют заменить на более новые используемые операционные системы. Например, огромное количество офисных работников по привычке пользуются системой Windows XP, хотя она давно считается устаревшей. Заменив ее на более новое Windows 7, компания сможет добиться роста надежности и быстродействия системы. К тому же, для самого пользователя гораздо удобнее и проще работать на Windows 7, чем на любой из более ранних версий. Конечно, главным фактором противодействия любым новшествам в офисной жизни является привычка. Но как только сотрудники понимают, что привычно – это далеко не всегда правильно, можно считать, что один из шагов на пути к успешной оптимизации информационных систем офиса уже сделан.
— Спасибо за интервью!